קריטריונים, הבהרות והסברים לשופטים ולצוותים

תחרות צוותי שיפור וצוותי 6 סיגמא.

הבהרות והסברים לקריטריונים של השיפוט בתחרות
שיפוט עבודת צוות שיפור מבוסס על 7 קריטריונים. לקריטריונים חשיבות שונה ולכל אחד מהם משקל שונה . לקריטריון החשוב יותר משקל  גבוה יותר. הקריטריונים רשומים בטופס השיפוט הממוחשב.
בתהליך השיפוט וההערכה יש להתייחס לכל הקריטריונים בשיקול דעת מעמיק ובגישה מקצועית.
קריטריון מס' 1 (25%) – הגדרת הבעיה ותחומיה
קריטריון זה מעריך את היכולת של הצוות לנסח במדויק את הבעיה שהוא בחר לטפל בה כולל הבנת שורשיה, גבולותיה, והשלכותיה.
הגדרה טובה של הבעיה היא הבסיס לפתרון נכון. לכן, הקריטריון בודק האם נעשתה הבחנה מדויקת בין סימפטומים לגורמים, בין תחושת בעיה לעובדות, והאם תחום הבעיה מוגדר באופן ממוקד ולא עמום.
נקודות עיקריות להערכה: האם הבעיה נוסחה בצורה חד-משמעית, כמצב קיים בלתי רצוי.  האם הבעיה מנוסחת כפער בין מצב נוכחי למצב רצוי.  האם ההגדרה נשענת על מדידות, תצפיות או נתוני ביצוע ממשיים. האם הבעיה הוגדרה בגבולות ברורים (מה כלול ומה לא). האם הצוות הבין את ההקשר הרחב – אילו תהליכים מושפעים ואילו גורמים מעורבים.
קריטריון מס' 2 (25%) – יעדי  השיפור – תכנון ליישום ולבקרת תוצאות
קריטריון זה מעריך את מספר ומגוון הפתרונות שהועלו בצוות השיפור (תהליך סיעור המוחות), כיצד נבחר הפתרון הטוב ביותר מבין הפתרונות שהועלו ועל השלכותיו השונות האם הצוות ניתח את פוטנציאל השיפור עפ"י הפתרון שנבחר והאם נקבע יעד ריאלי להשגה.
על השופטים להתרשם מתהליכי התכנון ליישום הפתרון, מהתכנון למדידת הביצועים לאחר יישום הפתרון ומההכנות להפקת לקחים ומסקנות חוזרות (במידה והיו) .
קריטריון מס' 3 (15%) – מקוריות וחדשנות בפתרונות
קריטריון זה בוחן עד כמה הפתרונות שהצוות פיתח הם יוצאי דופן, לא שגרתיים, חורגים מהפתרונות הטריוויאליים – ומבוססים על חשיבה יצירתית, טכנולוגית או מערכתית. חדשנות אינה חייבת להיות המצאה, אלא יכולה להתבטא גם בשימוש חדש באמצעי קיים, התאמה חכמה בין תחומים שונים, או גישה מתודולוגית שונה מהמקובל.
נקודות עיקריות להערכה: ייחודיות הפתרון, יצירתיות בחשיבה, שימוש בכלים חדשניים, התאמה לסביבה הארגונית, השפעה אפשרית מחוץ לגבולות הצוות
קריטריון מס' 4 (15%) – שימוש בכלים ובטכניקות כולל ביישומי בינת מלאכותית
בתהליך עבודת צוותי שיפור ניתן להשתמש בכלים שונים כדי לאפשר לצוות למצות עד תום את הבעיות ובייחוד, אך לא רק, בכלים אלו:
תרשימי איסוף מידע, תרשימי זרימה, תרשימי פארטו, תרשימי שכיחויות (Histogram), תרשימי פיזור, תרשימי בקרה (SPC), תרשימי עצם דג (סיבה-תוצאה) , שיטת שש סיגמא (DMAIC), יישומי בינה מלאכותית ושיטות אחרות.
אין הכרח שכל הכלים יבואו לידי שימוש וביטוי ובחירתם נעשית בהתאם לאופי התהליך הנחקר.
קריטריון מס' 5 (5%) – ניהול עבודת הצוות, איכות התקציר והמצגת
קריטריון זה מעריך את האופן שבו הצוות תפקד כצוות שיפור, וכן את הדרך שבה עבודתו תועדה, סוכמה והוצגה. הוא משלב שלושה היבטים מרכזיים: איכות הניהול הפנימי בצוות, איכות התקציר הכתוב, איכות המצגת והתצוגה בפני השופטים
לגבי ניהול עבודת הצוות, נקודות עיקריות להערכה: עבודת צוות מתוכננת (לוחות זמנים, חלוקת תפקידים, תיעוד ישיבות), שיתוף פעולה בין חברי הצוות, מעורבות והובלה, למידה ושיפור עצמי
לגבי איכות התקציר, נקודות עיקריות להערכה : מבנה תקין, בהירות ותמציתיות, הצגת נתונים, שפה מקצועית.
לגבי איכות המצגת, נקודות עיקריות להערכה : מצגת ויזואלית ברורה ומובנית, זרימת סיפור, יכולת הצגת העבודה.
קריטריון מס' 6 (10%) – תוצאות בפועל
קריטריון זה בוחן את הישגי הצוות הלכה למעשה – כלומר, עד כמה השיפור שהוצג אינו רק תיאורטי או ניסיוני, אלא הוטמע בפועל והביא לתוצאה ניכרת ומדידה. כמו כן, הוא מתייחס לאופן שבו הארגון עצמו מעריך, מאשר ומאמץ את התוצאה כחלק מהשגרה או מתהליך העבודה. נקודות עיקריות להערכה: הישגים מדידים וברורים, השפעה ארגונית רחבה , אישור ותמיכה מגורמי הנהלה, שביעות רצון בעלי העניין,
קריטריון מס' 7 (5%) – הצעת הצוות לשימור הפתרון לאורך זמן
קריטריון זה בוחן את החשיבה הארגונית של הצוות לטווח הארוך, מעבר לפתרון החד-פעמי. הוא בודק עד כמה הצוות תכנן והציע מנגנונים ברי-קיימא לשימור ההישגים לאורך זמן – באופן שיבטיח שהשיפור לא יתמוסס או יישכח.
נקודות עיקריות להערכה: מנגנוני בקרה והמשך מדידה, עדכון נהלים והטמעה בתהליכים ,העברת הידע ותחזוקה שוטפת, שימור המעורבות והבעלות, התייחסות לסיכונים אפשריים

המלצות חשובות לשופטים
לקרוא בעיון את התקצירים  שנשלחו אליכם לקריאה מקדימה.
1. לקחת בחשבון שבתחרות משתתפים צוותים בעלי ניסיון וצוותים שזו להם הפעם הראשונה להשתתפות.
2. למלא את טופסי השיפוט במערכת הממוחשבת מיד בסיום כל מצגת.
3. לא למהר בקביעת הציון טרם גמר המצגת. ההתרשמות עשויה להשתנות במהלכה ובשלב התשובות לשאלות ההבהרה בסיום הצגת המצגת.
4. יש לזכור שזו תחרות ! עלינו לבחור את הצוות הטוב ביותר במושב ולאחר מכן בתחרות הגמר.

הבהרות והסברים לצוותים המציגים
אתם עומדים להציג את פרי עמלכם כצוות שהוקם לצרכי מציאת פתרון לבעיה או לשיפור מהלך כלשהו לקידום ולהשגת יתרונות כלכליים לארגון בו אתם פועלים.
ראו עצמכם כאנשי שיווק העומדים למכור ללקוח מוצר, שיטה, או טכניקה חדשנית שאמורה להביא לו רווח כספי. זמנכם מוגבל עד ל- 15 דקות. בזמן זה עליכם להציג לשופטים את עיקרי היתרונות של הצעתכם.
השופטים יוצאים מנקודת הנחה שאת הידע לעבודה כצוות שיפור רכשתם תוך שימוש בכלים הנלווים לעבודת צוות.
אתם נשפטים בתחרות על פי 7 קריטריונים המופיעים בטופס השיפוט. (ראו הבהרת הקריטריונים ודפי ההסבר לשופטים).
להלן כמה המלצות לצוות המציג:
1. לבחור דוברים מבינכם בעלי שליטה בשפה העברית עם כושר התבטאות ברורה ודיבורם בקצב המתאים קליטה.
2.להצטייד באישור הנהלת ארגונכם על יישום הצעתכם ושביעות רצון מעבודתכם.
3. להציג בקיצור מידע על עבודתכם כצוות כגון: משך זמן עבודת הצוות עד היישום, מספר פגישות, דוגמת סיכום ישיבת צוות, תוצאות סיעור מוחות, מספר הפתרונות שנבחנו, מדוע הועדף פתרון נבחר זה מתוך האחרים.
4. להצטייד בסמן לייזר או שרביט כדי להפנות את תשומת ליבם של השופטים בשקף.
5. ליצור קשר עין עם כל שופט תוך הקניית הרגשה כאילו הוא יחידי.
6. לוודא שצוות השופטים סיים את קריאת והבנת השקף התורן.
7. להצטייד בדוגמאות מוחשיות או מודלים מוקטנים – עדיף.
8. לא להעמיס על שקף מלל רב מידי. עדיף מספר שקפים רב יותר הנקראים במהירות.
9. לבחור פונטים בגודל סביר הניתן לקריאה מהירה.
10. לא להכניס לשקף קישוטים שאינם קשורים לנושא המוצג.
11. להשתמש בתרשימי המחשה ולוודא שניתן להבחין בתרשים בקלות במידע המוצג.
12. להשתדל להסביר מושגים השגורים בארגונכם בשפה מובנת לכול שומע. יש לזכור שהשופטים  מייצגים מגזרי משק שונים.
13. להתאים את מספר השקפים לזמן העומד לרשות הצוות (15 דקות ) .
לסיכום:
אם יש לצוות שאלות הבהרה נוספות, ניתן להתקשר לרשומים בתשקיף התחרות.
אי זכיה באחד המקומות הראשונים בתחרות אינה משקפת כישלון.
ראו בהשתתפותכם בתחרות ככבוד רב והערכה רבה של הנהלת האגודה ושופטיה ובזאת זכינו כולנו.

 בהצלחה

האגודה הישראלית לצוותי שיפור ושש סיגמא

ספרים מומלצים לקריאה:

• רגע חושבים – יוג'ין רודסאפ, ג'ורג פ. יוז

• המדריך המעשי ליצירתיות – א. דה בונו

• האומץ להיות מוכשר – אריקה לנדאו

• חדשנות בפעולה – סטיבן ר. גרוסמן, ברוס א. רוג'רס, בוורלי ר. מור

• מצאתי! עצות וטכניקות להגברת היצירתיות – בראון וו. מאטימור

• מוחך הלא נודע – ג'יל מוריס

• הדינמיקה של היצירה – אנטוני סטור

• אמנות החשיבה היצירתית – וילפורד א. פטרסון

• מנת משכל, פיתוח חשיבה יצירתית מזווית לא שיגרתית – רוג'ר פון אק

• קורס בן חמישה ימים – א. דה בונו

• מדריך לחשיבה יוצרת – א. דה בונו

• מדריך למשתמש בראש – ט. בוזן

• אתה טועה אני צודק – א. דה בונו

• הקסם שבמוחך – סף ס. פפנס

• מי חושב – משה כספי

• צוותי משימה לפתירת בעיות – איגוד תעשיות האלקטרוניקה *

• המדריך לפתרון בעיות – קייט קינן – דני ספרים הוצאה לאור. בחוברת זו הסבר מלא על

• "שבעת המופלאים".