הנחיות כלליות ליושבי ראש מושבים ולניהול מושב זום

שלום לכל יושבי הראש של המושבים,

להלן הנחיות כלליות ליושבי ראש המושבים ולניהול מפגש הזום בכל אחד מהמושבים.

נבחרתם השנה להיות יושבי הראש של המושבים השונים בתחרות הארצית לצוותי השיפור ושש סיגמא
אנחנו מאחלים לכם הצלחה בתפקידכם זה ומספרים לכם שכל נטל התחרות בעצם עובר לכתפיים הרחבות שלכם.
קיים שוני בין תחרות בזום לבין תחרות פרונטלית למרות שעקרונות השפיטה בזום תהיינה זהות לעקרונות השפיטה בתחרות פרונטלית.
במסר זה נעמיד בפניכם נושאים שונים ליישום על ידכם בתחרות, אנו  נתחיל את המפגש בתדריך אותו אתם תובילו ולכן אתם מחויבים להתחברות בזמן.

אתם מנהלי הפעילות, אתם אלו שמקפידים על לוח הזמנים, על תפעול הזום, על ניהול התחרות בהוגנות ובשקיפות וכל זה במושב עליו אתם אמונים .

אתם אמורים להביא בפתח התחרות את הדברים הבאים  :
דברים מטעם האגודה הישראלית לצוותי שיפור ושש סיגמא :
א. החלטנו לקיים את התחרות הארצית בזום וזו לנו השנה הראשונה שאנחנו מקיימים אירוע כזה בזום
ב. מקווים שהניסיון יצליח ומתנצלים מראש על תקלות
ג. בצל קורונה ניצלנו את הזמן (את ההזדמנות שהזמן נתן לנו) ובנינו אתר אינטרנט חדש . מינינו את אמנון מרגלית כמנהל אתר , נכנסנו במלא המרץ לרשתות החברתיות ואנחנו שם
ד. קיימנו דיונים בנושא חזון האגודה :חזון האגודה  – להיות הגוף הלאומי והמקצועי המוביל להטמעת צוותי שיפור במתודולוגיות שונות לפריון, מצוינות וחדשנות ארגונית
ה.שינינו את לוגו האגודה
ו. שמרנו על קשר עם הלקוחות הפוטנציאליים שלנו
ז. הרחבנו את מצבת השופטים שלנו והעברנו הדרכות וסימולציות לשיפוט

הנחיות נוספות
בכל בעיה שיפוטית יש לפנות לרפי כהן יו"ר חבר השופטים סלולרי 0529455566
בכל בעיה בהפעלת מערכת השיפוט המקוונת יש לפנות לאמנון מרגלית סלולרי 0546362001 בווטס אפ בלבד
בכל בעיה תפעולית הזום יש לפנות למשה עקרוני סלולרי 0547785845 בווטס אפ בלבד
חובת הימצאות מצגות בידי יושבי הראש של המושבים. (במקרים שבהם מסיבה כלשהיא לא תמצא מצגת בידי יו"ר היא תתופעל בידי בעל המצגת)
משך הפרזנטציה הינו עד 15 דקות ועוד עד 5 דקות שאלות השופטים ותשובות המציגים
מספרי הצוותים שמות הצוותים ושאר פרטים נדרשים יישלחו לראשי המושבים על ידי המזכיר , מיד , בתום ההרשמה

הנושאים הבאים הוכנו על ידי משה עקרוני
רכישת זום
רכישת הזום תעשה על ידכם למשך תקופה אותה נגדיר , מיד עם הרכישה ואישורה יוחזר לכם הכסף בהעברה בנקאית על ידי ובאחריות הגברת חנה שייניס , גזברית האגודה בסלולרי 0543151465  המכותבת גם היא על מייל זה .אתם תהיו צריכים להעביר לחנה אישור הרכישה והחשבונית שתונפק לכם ע"י חברת זום.
מי שיעזור לכם ברכישה במידה ולא תצליחו יהיה מר משה עקרוני בסלולרי 05477855845 המכותב גם הוא על מייל זה.
זימון

1. כשבוע לפני התחרות כל יו"ר יוציא זימון למושב לכל המשתתפים במושב (שופטים, צוותים מתחרים) עם לינק לזום הרלוונטי לאותו המושב.

2. בנוסף לזימון, ישלח היו"ר באימייל לכל המשתתפים במושב שלו את לוח הזמנים של המצגות באותו המושב (מי מציג מתי?).

3. על מנת להימנע מלאשר ידנית לכל אחד כניסה למושב, יש לשים לב שבמסך התכנון של הפגישה, תחת Security, המשבצת של Waiting Room תהיה כבויה.

4. ביום התחרות כל יו"ר ישלח לכל המשתתפים במושב שלו ווטסאפ תזכורת שכולל גם את אותו הלינק לזום כפי שהיה בזימון המקורי. הווטסאפ יכלול גם בקשה מכולם להתחבר כ 10 דקות לפני תחילת המושב כדי לוודא שהכל תקין.

ניהול שוטף

1. חשוב שכל יו"ר יתחבר לזום כ 20 דקות לפני מועד פתיחת המושב.

2. בהתחלת המושב כל יו"ר הוא המנהל (HOST) של הפגישה.

3. כל משתתף שיתחבר באמצעות הלינק יופיע מידית על המסך.

4. בתחילת הפגישה היו"ר שם את כולם על "השתק", מבקש מכולם להפעיל וידיאו ומבקש לא לעשות שיתוף (Share) ללא בקשה מפורשת של היו"ר.

5. כל פעם שמגיע תור של צוות לפי לוח הזמנים, היו"ר מבקש מהצוות לשתף את המצגת.

6. היו"ר ייתן תזכורת (קולית) של 2 דקות לפני מועד סיום הזמן של צוות שכרגע מציג.

7. בסיום ההצגה של כל צוות על היו"ר לוודא, גם בקבוצת הווטסאפ שהוגדרה למושב, שכל השופטים מילאו ושלחו את טופס השיפוט הממוחשב.

הקלטה

1. אם ישנה כוונה להקליט את הפגישה, היו"ר ילחץ על Record ויבחר Record to the cloud.

2. צוות שביקש מראש להימנע מההקלטה של המצגת שלו, היו"ר יפסיק אותה ויחדש לצוות הבא.

3. יש לשים לב שבסוף המושב יפסיק היו"ר את ההקלטה.

4. יש להמתין מספר דקות עד שהזום מכין את קבצי ההקלטה.

תרגול/סימולציה

• אנחנו נעשה תרגול של כל סט ההנחיות השונות במפגש ייעודי בזום שייערך ביום שני ה 12 לאוקטובר בשעה 18:00.

• אנחנו נקים בהקדם קבוצת ווטסאפ של חמשת יושבי הראש.

• לצורך הסימולציה, משה עקרוני ישלח לכל יושבי הראש זימון למפגש, לוח זמנים למפגש ומצגת ייעודית של 5 שקפים כסימולציה למצגת הסימולציה של הצוות המתחרה.

• במסגרת הסימולציה כל יו"ר יתרגל את הסט המלא של ההנחיות מביצוע הזימון, דרך הניהול השוטף וההקלטה כפי שתוארו קודם.

• בכל מושב כזה יהיו חמישה משתתפים: יו"ר פעיל, 2 יושבי ראש אחרים ש"ישחקו" צוותים מתחרים, ועוד 2 יושבי ראש אחרים ש"ישחקו" שופטים שממלאים ושולחים את הניקוד.

• עד ה 5 לאוקטובר, כל אחד מיושבי הראש ישלח באימייל זימון משלו למפגש של הסימולציה (12 לאוקטובר) לארבעת יושבי הראש האחרים. וכמובן ישלח גם את לוח הזמנים של המושב שלו בסימולציה (משה עקרוני יכין מראש וישלח לכל יושבי הראש).

• ביום הסימולציה (12 לאוקטובר) ישלח על אחד מיושבי הראש ווטסאפ לארבעת יושבי ראש האחרים עם הלינק למפגש שיזמו וגם בקשה להתחבר 10 דקות לפני הזמן (ממש כפי שאמור להיות ביום התחרות האמיתי).

• מכיוון שיש לנו 5 מושבים, כל אחד מכם יחווה את עצמו גם כמנהל, גם כצוות מתחרה וגם כשופט.

• בואו עם מצב רוח טוב וסבלנות לכל השאר.

במידת הצורך משה עקרוני יערוך מפגשי אחד-על-אחד עם כל מי שירצה בתרגול נוסף.במידה ויש למי מכם איזה שהיא שאלה , משהו לא ברור , מבקש להתייעץ , אנחנו לרשותכם

בברכה,

 רפי כהן

יו"ר חבר השופטים

האגודה הישראלית לצוותי שיפור ושש סיגמא

 0529455566