איכות, כללי, מאמרים וכתבות

תכנון מוקדם, הסוד שבבסיס ההצלחה – אמנון מרגלית

מבוא

כל דבר שאנחנו עושים, מבוקר עד ערב, ניתן לתאר בצורה תהליכית. אם זה שנת לילה בשלביה השונים, תהליך הקימה בבוקר והתחלת הפעילות היומית ואם כל פעילות שאנחנו עושים.

כמי שנתלה באילנות גדולים נזכיר כאן את מעגל דמינג (ויליאם אדוארדס דמינג 1900 – 1993) ולפיו שיפור בתהליך מתבצע ביתר יעילות אם מתכננים, מבצעים, בודקים ומשפרים וחוזר חלילה. במאמר זה אכנס לנושא התכנון המוקדם.

את רוב התהליכים שאנו מבצעים ניתן לתכנן, את חלקם אפילו בקלות אבל מפתיע עד כמה כולנו, במודע או שלא במודע, מעדיפים לנקוט בספונטניות ו”להתעצל” לתכנן. כך אנו מביאים לא אחת לכשל, טעויות ואפילו נזקים שאפשר למנוע מראש..

למה לתכנן?

נתחיל בדוגמה פשוטה שכולנו מכירים: שנת לילה. מועד היקיצה הוא לרוב קבוע מראש שכן אנחנו הולכים לעבודה, ללימודים או לכל פעילות אחרת שמועדה ידוע וקצוב. חוסר בתכנון לשעה שבה נלך לישון עלול לגרום חוסר שעות שינה הגורר עייפות במשך היום, פגיעה בבריאות, חשיפה לסכנות עקב חוסר זהירות ועוד. הרי אנחנו מכירים את עצמנו יותר טוב מכולם. אנחנו יודעים בדיוק לכמה שעות שינה אנחנו זקוקים, אנחנו יודעים בדיוק מתי צריך לקום בבוקר, מה פשוט יותר מלתכנן את שעת ההליכה לשינה?

תכנון מוקדם של כל תהליך וכל פעילות בצורה ידידותית ופשוטה יכול לייעל, לשפר ולמנוע טעויות. הקדשת זמן לתכנון מונעת בזבוז זמן בטיפול בכשלים שגרם חוסר התכנון. התקופה הדיגיטלית בה אנו חיים עומדת לעזרתנו בתכנון זמנים (לוחות שנה, יומנים דיגיטליים), תכנון תשתית נדרשת לביצוע תהליך (הזמנות On-Line), תכנון נושאים ותקשורת (WhatsApp, LinkedIn  ועוד..), איסוף נתונים לתכנון (Google, Bing ועוד…) ותכנון לביצוע מטלות (שפע של תוכנות ויישומים לניהול פרויקטים).

מה לתכנן?

השאלה הגדולה היא האם אין צורך יותר בספונטניות והכל צריך להיות מתוכנן? בוודאי שלא. ראשית יש לחלק את התהליכים לקטגוריות ראשיות.

תהליכים בסיסיים – תהליכים שאם לא נתכנן לא יתבצעו כלל או יתבצעו בדרך שגויה. בקטגוריה זו נמצא פרויקטים בעבודה, פרויקטים גדולים בלימודים, מטלות מורכבות הצורכות שיתוף וסיוע, מטלות שבהן יש תאריך סיום קשיח, תהליכים שביצוע לקוי בהם עלול לגרום נזק משמעותי (בריאותי, כספי או פיזי).

תהליכים מצופים – תהליכים הדורשים תכנון כי הסביבה שלנו, המיידית או הרחוקה מצפה מאיתנו לבצע תהליכים כאלה בצורה טובה. בקטגוריה זו נכלול את שגרת היום בעבודה או בלימודים, השתתפות במיזמים חברתיים, פעילות התנדבותית ועוד תהליכים שהנזק שיגרם מאי תכנונם יהיה תדמיתי בעיקרו וניתן לשיקום ותיקון. התכנון בקטגוריה זו הוא בעיקרו פעולה מונעת.

תהליכים נחשקים – תהליכים שלא תמיד נרצה או נוכל לתכנן ושגורם אי ודאות כלול בהם. בקטגוריה זו נמצא טיולים וחופשות, פעילות פנאי, פעילות ספורט, פעילות חברתית, פעילות להגנת הסביבה ועוד תהליכים שהפגיעה אם לא יתוכננו תהיה זניחה עד לא מורגשת בכלל.

תהליכים מלהיבים – תהליכים שבבסיסם אינם מתוכננים בדרך כלל והם בעיקרם או ספונטניים ונועדו לתת הרגשת אושר והנאה מעצם קיומם או תהליכים שנכפים עלינו . בחלק הטוב של קטגוריה זו נמצא מסיבות (שלא אנחנו יוזמים, אחרת מסיבה שלנו היא תהליך מצופה), חגיגות, מוסיקה. בחלק הפחות טוב של קטגוריה זו נמצא תקלות, תאונות, מחלות ושאר מרעין בישין שלא נגרמו מחוסר תכנון אלא באקראי.

איך לתכנן?

כעת, כשאנחנו כבר מכווני מטרה ויודעים שתהליכים בסיסים ותהליכים מצופים כדאי מאד עד הכרחי לתכנן נשאלת השאלה איך לתכנן. ובכן, כותב מאמר זה גורס שגם תכנון של תהליך הוא תהליך בפני עצמו. לתכנון מדוקדק יש להקדים חשיבה תהליכית.

נבהיר לעצמנו, ראשית לכל, את מטרת התהליך, תוצאה נדרשת, מועד לסיום וחשיבותו בשלל התהליכים שאנחנו מתכננים. כשהמטרה ברורה ומועד מימושה קבוע קל יותר לתכנן אחורה את השלבים לביצוע.

נמשיך בהקצאת תשתית לתהליך. מה נדרש כדי שלתהליך יהיה סיכוי להצליח ואיך משיגים את התשתיות הדרושות כולל זמן, חומר, אמצעים, כלים, סביבה, אנשים וכל מה שנדרש לעמידה בדרישות התהליך.

נכלול בהכנה לתהליך חשיבה מבוססת סיכונים. מה יקרה אם, מה לעשות אם יתממש סיכון, כמה זה מסוכן וכדומה. נתכנן ונתכונן עד כמה שאפשר מראש לכשלים, לאקראיות, לתקלות ולאי דיוק בתהליך.

נסיים בקביעת שלבים לביצוע תוך בדיקה עצמית מיידית בסיום כל שלב שאכן השלב הסתיים לשביעות רצוננו וניתן להמשיך לשלב הבא.

נשמע מסובך? ממש לא.

תכנון תהליך בדרכים המוצעות ע”י כותב מאמר זה יכול להמשך, במקרה של תהליך פשוט, דקות מספר ועד תכנון קפדני, ארוך טווח, רציני ומתועד של תהליך משמעותי בחיינו. אני מניח שאף אחד לא רוכש דירה בהחלטה של רגע, בלי בדיקה, בלי הכנה פיננסית וללא הכוונה מינימלית. מצד שני אנחנו לא מתכננים כל רגע בשגרת יומנו ומשאירים מקום להחלטות ספונטניות ויחד עם זאת רובנו אוכלים בשעות פחות או יותר קבועות (אמרנו תכנון…) מתחילים ומסיימים לעבוד, להתנדב או לפעול  בשעות ידועות עם חריגה אקראית שאנחנו מוכנים לה מראש.

ברגע שבו נבין את חשיבות התכנון בחיים שלנו, את הנוחות שתכנון כזה מעניק לנו, את הבטחון בביצוע המטלות השונות, את ההצלחה בעמידה ביעדים קצרי הטווח וברור שעמידה ביעדים ארוכי הטווח שהצבנו לעצנו ואת הסיפוק הרב שיש בעמידה ביעדים שלנו, לא נפסיק לתכנן ונהפוך את התכנון להרגל המביא תוצאות.

סיכום

תכנון תהליכי של רוב הפעילויות שלנו יכול להפוך לדרך חיים שתשפר את איכות חיינו כמעט מכל בחינה, הן בריאותית, הן פיזית, הן חברתית והן תעסוקתית. אנשים מתוכננים בולטים בחברה בזכות הרצינות, ההקפדה והאחריות האישית שהם מקרינים. אם יבטיחו דבר מה, תמיד יעמדו בהבטחה כי הם מתכנני ביצוע  ומקיימי הבטחות מטבעם. כדאי גם לנו להיות אלה שמשפרים את חיינו ללא הרף.

 

אמנון מרגלית

 

 

 

3 thoughts on “תכנון מוקדם, הסוד שבבסיס ההצלחה – אמנון מרגלית

  1. אילה גרון הגיב:

    מעורר מחשבה!

  2. נחמן לביא הגיב:

    גם מאמר זה תוכנן יפה

  3. מירי הגיב:

    נהדר. חשוב בכל פעם מחדש:)

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *