תחרות צוותי שיפור וצוותי 6 סיגמה

הבהרות והסברים שופטים וצוותים (קובץ WORD להורדה)

מצורפים בזה 2 מסמכי הבהרות והסברים: האחד לשופטים והשני לצוותים המתחרים. מומלץ שהצוותים יקראו את מסמך השופטים והשופטים יקראו את מסמך הצוותים. קריאה הדדית זו תשפר ותעצים את הבנת מטרות התחרות ותצמצם מאד את אי ההבנות של קריטריוני השיפוט.
בכול מקום בו נכתב “צוותי שיפור” הכוונה גם ל”צוותי 6 סיגמה”

א. לשופטים
הבהרות והסברים לקריטריוני השיפוט בתחרות
שיפוט עבודת צוות שיפור מבוסס על 6 קריטריונים. מאחר ולקריטריונים חשיבות שונה , לכול אחד מהם משקל שונה . לקריטריון החשוב יותר משקל  גבוה יותר.
הקריטריונים רשומים בטופס השיפוט לפי סדר יורד של משקלם .
בתהליך השיפוט וההערכה יש להתייחס לכולם בשיקול דעת מעמיק ובגישה מקצועית.
לפירוט נוסף של הנקודות להתייחסות בקריטריונים השונים – ראו טופס שיפוט מצורף.

קריטריון מס’ 1 (30%) – הגדרת הבעיה, תחומיה וממדיה – בליווי ממצאים
הבעיה – הפער בין מצב מצוי למצב רצוי.
הגדרת הבעיה – הנסיבות שהביאו להקמת צוות השיפור.
על השופטים להתרשם האם הצוות הצליח להגדיר את הבעיה העומדת בפניו כגון: ריווחיות נמוכה, ריבוי פגמים בייצור, ריבוי תלונות לקוחות וכד’. בטופס השיפוט ניתן למצוא דוגמאות נוספות לתחומים שונים של בעיות טעונות שיפור.
שימוש בכלים, במדידות ובשיטות לאיתור מקורות הבעיה.
על השופטים להעריך את מאמצי הצוות לרדת לעומק גורמי הבעיה והטכניקות אשר ננקטו לניתוח ואיתור המקורות: איסוף נתונים, תחקור כ”א מעורב ותצפיות. כמו כן, על השופטים להתרשם מנחישות הצוות, יצירתיות וחדשנות בחשיבה וכן מהכלים בהם נעשה שימוש להגדרת הבעיה.
על השופטים לבחון את מסקנות הצוות והנתונים המוצגים כאילו הם היו חבר הנהלת הארגון אשר מבקשים להכיר את כל הפרטים הנדרשים לקבלת החלטות מתאימות (אומדני השקעה, נזק והפסד וכד’).
קריטריון מס’ 2 (25%) – יעדי  השיפור – יישום ובקרת תוצאות
על השופטים  להתרשם ממספר וממגוון הפתרונות שהועלו בצוות השיפור (תהליך סיעור המוחות), כיצד נבחר הפתרון הטוב ביותר מבין הפתרונות שהועלו ועל השלכותיו השונות (אופקי* ואנכי **).
ראה מקרא הסבר בסוף.
על השופטים לבחון האם הצוות ניתח את פוטנציאל השיפור עפ”י הפתרון שנבחר והאם נקבע יעד ריאלי להשגה.
על השופטים להתרשם מתהליכי יישום הפתרון, ממדידת הביצועים לאחר יישום הפתרון ומהפקת לקחים ומסקנות חוזרות (במידה והיו) .
קריטריון מס’ 3 (15%) – מקוריות וחדשנות בפתרונות
מקוריות הינה פתרון יצירתי המייצג חשיבה מ”חוץ לקופסה”. התנתקות מהקיים ויצירת
פתרון שלא היה מקובל או ידוע עד כה. לעיתים , הפתרון גובל בהמצאה הנרשמת כפטנט.
חדשנות, לעומת זאת, היא רעיון יצירתי המורכב מאוסף דברים קיימים ושימוש באחד או בכמה ממרכיביהם על מנת ליצור משהו חדש. חדשנות היא גם הרחבה, תוספת או התאמה של תהליך, שיטת עבודה וכד’.
על השופטים לבחון את מידת החדשנות והמקוריות של הפתרון/פתרונות שהציג הצוות וכן את מידת שיתוף הפעולה בין חברי הצוות להשגת פתרון/פתרונות אלו (האם הייתה הפרייה הדדית),
קריטריון מס’ 4 (15%) – שימוש בכלים ובטכניקות
בשנות החמישים של המאה הקודמת הוקמו לראשונה ביפן צוותי שיפור שכונו “חוגי איכות”.
הם הוקמו ע”י היפני יאשיקאוה ובעזרתו של יועץ אמריקאי אדוארד דמינג אשר שימש כסטטיסטיקן למפקד האוכלוסין שלאחר מלחמת העולם השנייה. דמינג הציע ליפנים לרכוש ידע בכלים סטטיסטיים בסיסיים כדי לבסס את ממצאיהם.
יפן נודעה אז בעולם כיצרנית המונית של מוצרי חשמל וצעצועים שאיכותם ירודה מאד. השניים הגיעו למסקנה שניתן לשפר את איכות המוצרים ע”י בחינה יסודית של כל תהליכי הייצור וחילוץ הגורמים היוצרים את איכותם הירודה.
הם השתמשו בכלי מדידה סטטיסטיים שכונו לאחר מכן “שבעת המופלאים”. כלים אלו נלמדו במסגרת צוותי השיפור והשימוש בהם הביא לשיפור מרקיע שחקים באיכות המוצרים.
בהקמת צוותי שיפור נלמדים כלים אלו תחילה, כדי לאפשר לצוות למצות עד תום את הבעיות
ולחפש פתרונות:
תרשימי איסוף מידע
תרשימי זרימה
תרשימי פארטו
תרשימי היסטוגרמות
תרשימי פיזור
תרשימי בקרה
תרשימי עצם דג.
ובנוסף , שיטת שש סיגמה (שפותחה בחברת מוטורולה) ושיטות אחרות.
אין הכרח שכל הכלים יבואו לידי שימוש וביטוי ובחירתם נעשית בהתאם לאופי התהליך הנחקר.
בסיום שלב זה יבוא שלב סיעור מוחות בו מעלים רעיונות. תחילה, ברמה אופקית* ולאחר התמקדות ברעיון הנבחר – ברמה אנכית**. (ראה מקרא הסבר בסוף)
לאחר גיבוש הפתרון מגיע שלב היישום ובחינת התוצאות וההישגים. גם בשלב זה ניתן להציג תוצאות ע”י תרשימי המחשה.
על השופטים לבחון כיצד הצוות הציג שימוש בכלים המתאימים לפתרון הבעיה.
מקרא הסבר:
* פירוט אופקי של רעיונות פירושו רשימת הרעיונות האפשריים לפתרון הבעיה.
** פירוט רעיון אנכי פירושו בחינת הרעיון הנבחר , מתוך הרעיונות האופקיים ,עד לנגיעה בשורש
הבעיה. זאת לאחר חילוץ כול הגורמים השותפים לתופעת הבעיה.
קריטריון מס’ 5 (10%) – ניהול עבודת הצוות
על השופטים לוודא שהוצג מידע על מספר חברי הצוות, מספר הפגישות שהצוות קיים ודוגמת סיכום פגישה, משך הזמן שהצוות הקדיש לנושא עד אישורו הסופי ולהעריך את איכות ניהול הצוות.
על השופטים להתרשם ממספר הרעיונות שהועלו וממספר הפתרונות שנמצאו וכן את הסיבות לבחירת הפתרון המיטבי, מכיוון שנתונים אלו מעידים על הדינאמיקה בקבוצה.
כמו כן ,על השופטים לבחון האם השיפור יושם לתקופת זמן מספקת על מנת לבחון הישגים.
קריטריון מס’ 6 (5%) – איכות המצגת
ידוע לעוסקים בשיווק ומכירות שמצגת איכותית ותכליתית משפיעה רבות על הקונה. על השופטים להתייחס כאילו נעשית כאן מלאכת שיווק. על השופטים לשקול האם באו לידי ביטוי כל מרכיבי עבודת הצוות, איכות השקופיות והטבלאות, מידת דחיסות המלל בשקף אחד (מלל רב גורם לצפיפות ולא ניתן לקריאה מהירה, משפטים ארוכים עשויים לבלבל את הקורא, שימוש במונחים שאינם מובנים לשופטים.הבאת אמצעי המחשה עדיפה על מלל.
על השופטים להתרשם ממידת מוכנות דוברי הצוות להצגת הדברים (בקיאות בחומר, רהיטות הדיבור, שימוש יעיל במצגת ובאמצעי המחשה).
המלצות חשובות
לקרוא בעיון את דפי התמצית שנשלחו אליכם לקריאה מקדימה.
1. לקחת בחשבון שבתחרות משתתפים צוותים בעלי ניסיון וצוותים שזו להם הפעם הראשונה להשתתפות.
2. למלא את טופסי השיפוט בעיפרון.
3.לא למהר בכתיבת הציון טרם גמר המצגת. ההתרשמות עשויה להשתנות במהלכה ובשלב התשובות  לשאלות ההבהרה בסיום הצגת המצגת.
4. לעיתים, בגמר מצגות כל צוותי המושב, עשוי להתברר שציון גבוה שנקבתם לצוות מסוים אינו תואם את אותו ציון שניתן לצוות אחר. מומלץ לנסות לבחון מחדש את הציונים שניתנו במהלך התחרות.
5.לאחר שהוצנו בפניכם כול מצגות המושב, ניתן לשנות ציון שניתן במהלך התחרות.
6.יש לזכור שזו תחרות ועליכם לבחור את הצוות הטוב ביותר במושב שלכם ולאחר מכן בתחרות הסופית.

ב. לצוותים

הבהרות והסברים לצוותים המציגים
אתם עומדים להציג את פרי עמלכם כצוות שהוקם לצרכי מציאת פתרון לבעיה או לשיפור מהלך כלשהו לקידום ולהשגת יתרונות כלכליים לארגון בו אתם פועלים.
ראו עצמכם כאנשי שיווק העומדים למכור ללקוח מוצר, שיטה, או טכניקה חדשנית שאמורה
להביא לו רווח כספי. זמנכם מוגבל עד ל- 15 דקות. בזמן זה עליכם להציג לשופטים את עיקרי היתרונות של הצעתכם.
השופטים יוצאים מנקודת הנחה שאת הידע לעבודה כצוות שיפור רכשתם תוך שימוש בכלים
הנלווים לעבודת צוות (כמו כלים סטטיסטיים ע”ש  אדוארד דמינג ואחרים).
אתם נשפטים בתחרות על פי שישה קריטריונים המופיעים בטופס השיפוט. (ראו הבהרת הקריטריונים ודפי ההסבר לשופטים).
להלן כמה המלצות לצוות המציג:
1. לבחור דוברים מבינכם בעלי שליטה בשפה העברית עם כושר התבטאות ברורה ודיבורם בקצב המתאים קליטה.
2.להצטייד באישור הנהלת ארגונכם על יישום הצעתכם ושביעות רצון מעבודתכם.
3. להציג בקיצור מידע על עבודתכם כצוות כגון: משך זמן עבודת הצוות עד היישום, מספר פגישות, דוגמת סיכום ישיבת צוות, תוצאות סיעור מוחות, מספר הפתרונות שנבחנו, מדוע הועדף פתרון נבחר זה מתוך האחרים.
4. להצטייד בסמן לייזר או שרביט כדי להפנות את תשומת ליבם של השופטים בשקף.
5. ליצור קשר עין עם כול שופט תוך הקניית הרגשה כאילו הוא יחידי.
6. לוודא שצוות השופטים סיים את קריאת והבנת השקף התורן.
7. להצטייד בדוגמאות מוחשיות או מודלים מוקטנים – עדיף.
8. לא להעמיס על שקף מלל רב מידי. עדיף מספר שקפים רב יותר הנקראים במהירות.
9. לבחור פונטים בגודל סביר הניתן לקריאה מהירה.
10. לא להכניס לשקף קישוטים שאינם קשורים לנושא המוצג.
11. להשתמש בתרשימי המחשה ולוודא שניתן להבחין בתרשים בקלות במידע המוצג.
12. להשתדל להסביר מושגים השגורים בארגונכם בשפה מובנת לכול שומע. יש לזכור שהשופטים  מייצגים מגזרי משק שונים.
13. להתאים את מספר השקפים לזמן העומד לרשות הצוות (15 דקות או 10 דקות) .
לסיכום:
אם יש לצוות שאלות הבהרה נוספות, ניתן להתקשר לרשומים באיגרת התחרות.
*אי זכיה באחד המקומות הראשונים בתחרות אינה משקפת כישלון. ראו השתתפותכם בתחרות ככבוד רב ובהערכה רבה של הנהלת האגודה ושופטיה ובזאת זכינו כולנו.

 בהצלחה

האגודה הישראלית לצוותי שיפור

ספרים מומלצים לקריאה:

  • רגע חושבים – יוג’ין רודסאפ, ג’ורג פ. יוז
  • המדריך המעשי ליצירתיות – א. דה בונו
  • האומץ להיות מוכשר – אריקה לנדאו
  • חדשנות בפעולה – סטיבן ר. גרוסמן, ברוס א. רוג’רס, בוורלי ר. מור
  • מצאתי! עצות וטכניקות להגברת היצירתיות – בראון וו. מאטימור
  • מוחך הלא נודע – ג’יל מוריס
  • הדינמיקה של היצירה – אנטוני סטור
  • אמנות החשיבה היצירתית – וילפורד א. פטרסון
  • מנת משכל, פיתוח חשיבה יצירתית מזווית לא שיגרתית – רוג’ר פון אק
  • קורס בן חמישה ימים – א. דה בונו
  • מדריך לחשיבה יוצרת – א. דה בונו
  • מדריך למשתמש בראש – ט. בוזן
  • אתה טועה אני צודק – א. דה בונו
  • הקסם שבמוחך – סף ס. פפנס
  • מי חושב – משה כספי
  • צוותי משימה לפתירת בעיות – איגוד תעשיות האלקטרוניקה *
  • המדריך לפתרון בעיות – קייט קינן – דני ספרים הוצאה לאור. בחוברת זו הסבר מלא על
  • “שבעת המופלאים”.