איכות, מאמרים וכתבות

מה נדרש מצוות שיפור להצליח?( התשובה…תמיכה אירגונית ונשימה של רץ מרתון)

דר’ נאוה קליין

אנו מדברים על צוותי שיפור כאבן בניין מרכזית ביכולת הנעת שיפורי תהליך, השגת מצוינות תפעולית ושביעות רצון לקוחות ממוצרים ופתרונות שכל ארגון מספק. שאלנו את עצמנו לא אחת- מה בעצם נדרש מצוות שיפור כדי להצליח בעבודתו?

אם הייתי שואלת שאלה כזו לבטח היינו מקבלים תשובות שונות שהיו נעות בין אלמנטים חיצוניים שקשורים לאירגון כגון-תרבות אירגונית, גיבוי הנהלה ועוד ובין אלמנטים פנימיים של עבודת צוות, מטרה, תכנית ומתודת עבודה ועוד

כאשר שאלתי את עצמי וניסיתי לזקק ככל האפשר, נגעתי בשני אלמנטים שמבחינתי חשובים להצלחת צוות שיפור לאורך זמן.

ההנחה הראשונית הינה שכאשר צוות שיפור מתחיל לעבוד ישנו גורם בחברה אשר זיהה את הצורך והבין את החשיבות שיש לתת לצוות כזה. לעיתים יהיה זה המנהל הישיר אשר יניע ויבנה את הצוות ויתחיל בעבודתו . חשיבות קריטית אייחס לתפקידו של מנהל כזה אשר  לצד הנעת הצוות , יצטרך להשקיע זמן ולייצר הסברה כוללת יותר מול ההנהלה מהי חשיבות הצוות. אותו גורם מפעיל יידרש לזקק את המסר שיסביר מהי מטרת הצוות ומה הערך המוסף לאירגון. עבודת חשיפה ותקשורת עד הנהלת הארגון תידרש כדי לתת לצוות גיבוי ותמיכה.

הצעדים הראשונים ידועים כמאתגרים כי עבודת ההסברה אינה מלווה בתוצאות מעשיות אולם היא הכרחית כדי לייצר את המסגרת לעבודת הצוות ויותר מכך, לייצר את הסקרנות והציפייה לתוצאות העבודה. סיפורי הצלחה בהמשך ישמשו כגלגלי תנופה אשר יניעו תרבות אירגונית מבוססת על שיפור מתמיד ומצוינות.

האלמנט השני שארצה לפרט היא “נשימת רץ מרתון”. בביטוי זה אני מתכוונת להבנה של הצוות שעבודתו הינה רציפה ולאורך זמן. הרבה פעמים אנו מדברים על אירועי קאייזן כאירועי שיא לשיפור תהליכים. אין ספק שיצירת אירועי קאייזן  הינה מנוף מצוין לשיפור ונדרשת הרבה עבודת הכנה להצלחת האירוע. אולם, נקודת שיא אינה הנקודה הסופית.  הדבר הקריטי עליו רוצה להדגיש הוא ההבנה שאחרי אירוע שיפור כזה מתחילה העבודה. עבודת איסוף הממצאים, הפעולות המתקנות ויצירת פעולות שיפור נוספות דורשות תשומת לב רבה ובקרה מדוקדקת. ללא ההבנה שהצוות ממשיך לעבוד גם אחרי שיא האירוע לא נוכל לחגוג הצלחה אמיתית.

עבודת הבקרה והמעקב אחר פעולות מתקנות נראית לכאורה “עבודה אפורה”, במיוחד  לאחר חגיגת שיא האירוע ולכן השילוב של תמיכה אירגונית ונשימה ארוכה הוא השילוב אשר יביא להמשך עבודה יסודית, לשינוי המתבקש ולהמשך עבודת שיפור.

עבודת המעקב והבקרה דורשת מסגרת מתודית. במאמרים קודמים ציינתי את מתודת ה-A3 [1] לפתרון בעיות ואתייחס גם עכשיו. בהקשר הנוכחי-שימוש במתודת ה-A3 תעזור בזיקוק הבעיה, כמובן בפתרון הבעיה מהשורש אולם הכי משמעותי זה היכולת לאגד את פעולות השיפור הנדרשות ויכולת המעקב אחריהן. כל A3 יוכל להניב A3  נוסף אשר יהווה את אירוע הקאייזן הבא ושוב את מעגל השיפור הידוע שהוא ה-PDCA.

צוות השיפור, אם יתמיד, יניע את גלגלי הארגון וישפיע בצורה מכרעת על התרבות האירגונית ותביא לארגון אשר משכיל “לתרגם”  איכות ומצוינות לעבודת יום-יום

 

 

[1] מאמר בנושא A3 ניתן לקרוא בקישור : שיטת A3 לפתרון בעיות שיטתי ויצירת מצוינות ארגונית