איכות, כללי, מאמרים וכתבות

למה חשוב שלב הרפלקציה בעבודתו של צוות שיפור? – ד”ר נאווה קליין

למה חשוב שלב הרפלקציה בעבודתו של צוות שיפור?

דר’ נאוה קליין

 

” לעשות יותר טוב” , זה מה שאנו מכוונים כאשר אנו מתחילים לעבוד על שיפורי תהליך ואת המונח “יותר טוב” אנו מתרגמים למדדי הצלחה ומדדי מעקב ונכנסים לעבודת השיפור. לזה חובר כל מנגנון השיפור המתמיד שחובק בחובו את התיכנון, העשייה, הבקרה והמעקב וחוזר חלילה.

אך האם רק תהליך השיפור צריך להמשיך ולהשתפר?  מה קורה עם אלו העוסקים במלאכה?  המתודוליה של שיפורי תהליך באמצעות צוות שיפור נמצאה כיעילה ביותר ובמאמר זה אני רוצה להתעכב על המנגנון של טיוב צוות השיפור.

שלב הרפלקציה או שלב הלמידה הוא שלב מרכזי ועוצמתי בעבודתו של צוות שיפור. כדברי המשל השנון על נסירת העצים במסור לא מושחז, בכל פעולה שאנו עושים אנו נותנים דגש להשחיז את המסור (הכלי, האמצעי) כדי לעשות דברים באופן אפקטיבי יותר. גם פה,   ההנחה הבסיסית  במרכזו של מאמר זה תהייה שככל שצוות השיפור יכניס את שלב הרפלקציה העצמי לתהליך, זה ידומה להשחזת המשור (הכלי) אשר יהווה האמצעי להמשך מצוינות תפעולית באירגון.

שלב הרפלקציה מתבסס על תורת התחקירים. לתרבות תחקירים ישנה חשיבות רבה בחיי מוצר ובכלל בחיי אירגון. אירגון לומד מאמץ תרבות של תחקירים ולמידה רציפה תוך כדי התבוננות לאחור. הצורך לקחת את הניסיון הנרכש  ולתרגם אותו לתובנות שמוטמעות בחיי האירגון ובחיי פיתוח המוצרים, כחלק מתפיסת שיפור מתמיד הוא הכרחי.

יש הרבה תבניות (templates) להובלת תחקיר, חלקן מפורטות מאוד וחלקן פחות. באופן עקרוני, תחקיר יעמוד על שלוש שאלות מרכזיות: מה קרה, למה זה קרה ואיך נשפר.

וזה המקום לחבר זאת לעבודתו של צוות השיפור. גם הצוות עצמו צריך להמשיך ולהשתפר כצוות עבודה ולכן חשוב מאוד שבסיום של תהליך שיפור לא יהייה ניתוח רק של עצם התהליך ועד כמה הגענו ליעדים , אלא-איך עבדנו כצוות. גם במקרה זה נסתמך על עקרון הפשטות (כי פשטות תמיד מנצחת..)

השאלות צריכות להיות פשוטות ועינייניות כדי להבין איך עבדנו כצוות והאם התפקידים של כל אחד היו ברורים.   שלוש השאלות שתמיד עובדות תיתבססנה על:

מה עשינו?

מה אפשר לשפר כצוות שיפור?

מה כל אחד לוקח לעצמו להשתפר?

שאלות אלו נדרשות להישאל בצוות עבודה שעובד בשקיפות ובפתיחות ואשר רואה בלמידה דרך לשיפור מתמיד והתפתחות. שאלות אלו אינן מיועדות לחיפוש אשמים אלא מחפשות את ההזדמנויות לשיפור אישי ולחיזוק עבודת הצוות שלפניו מטרות משותפות לשיפור תהליכים ומצוינות אירגונית.

שלב זה מגיע בסיכום תהליך השיפור ולכן שלב הרפלקציה ראוי שיחולק לשני נדבכים. האחד-הלמידה הכוללת לגבי תהליך השיפור-מה נעשה ומה יש לשפר להמשך הדרך. הנדבך השני יתרכז, כאמור, עלינו כצוות שיפור. איך היינו ובמה עלינו להשתפר.

אל המשך התהליך ואיטרצייה נוספת להמשך שיפור ייכנס צוות אשר התבונן באופן עצמי וכן על תיפקודו, למד על מה לשים דגש והגיע מוכן יותר לשלב הבא. ללא ספק, צוות כזה יעבוד באופן אפקטיבי יותר מפעם לפעם וישפר את יכולותין כצוות עבודה.

לסיכום, שלב הרפלקציה אינו שלב רצוי אלא שלב הכרחי במתודולוגיה של שיפור תהליכים. צוות שיפור חייב להכיל בתוך שלב הרפלקצייה שלב לימוד אישי על עבודתו .

למידה כזו תעזור להמשיך ולחדד את יכולות הצוות כצוות שיפור ותעזור לאירגון להמשיך להתמקד בתהליכי שיפור עם משאבים פנימיים ולהגיע למצוינות תפעולית.

 

 

דר’ נאוה קליין

בעלת תואר ראשון בהנדסה כימית  (אוניברסיטת באר-שבע) ותואר שני ושלישי בכימייה יישומית, האוניברסיטה העברית.

קריירה  של 27 שנים בחברת HP אינדיגו-חטיבה שעוסקת בעולם דפוס דיגיטלי.   כ-18 שנות ניהול בעולם תוכן טכנולוגי. ניהול חטיבת פיתוח חומרים ומוצרים מתכלים

שימשה כסמנכל”ית משאבי אנוש וחברת הנהלה בחברה.

החל מ2018 מנהלת את מערך האיכות והמצוינות התפעולית בחברה.