כללי, מאמרים וכתבות

להספיק הכל בלי לאבד את הנשימה

הפעילות היומית שלנו כוללת עמידה בציפיות, מטרות, יעדים שהציבו לנו או שהצבנו לעצמנו ויחד איתם פעילות פנאי, ספורט ובריאות.

אז איך מספיקים? איך לא מגיעים לסוף יום בתחושת החמצה? איך לא מקבלים נזיפות יום יומיות או אכזבה אישית על אי עמידה בדרישות?

עשרות מאמרים ורעיונות נכתבו על ניהול זמן אפקטיבי. כותב המאמר מציע נקודת מבט אישית מניסיון מעשי ויישום יום יומי של קביעת לו”ז קשיח ועם זאת דינמי ואפקטיבי, כולל ומקיף את כל הפעילויות.

לו”ז הוא לא עניין לארגונים עסקיים, מועסקים או מנהלים בלבד. כל אחד צריך לו”ז כי לו”ז הוא ניהול אישי ופרטי אם אתה מנהל עם עשרות עובדים מתחתיך או אם אתה גמלאי הממלא את יומו בפעילויות פנאי. בלי לו”ז אנחנו פשוט הולכים לאיבוד ותמיד נחייה בהרגשת פספוס.

  • מניעת חזרתיות. כל פעילות יומית צריכה להתבצע פעם אחת, מהתחלה ועד הסוף ובסיומה צריכה לרדת מהמשימות היומיות. לדוגמה: מענה לאימיילים. פעילות שגרתית, גוזלת זמן וצורכת חשיבה וריכוז. היות ומדובר בפעילות חשובה יש להקדיש לה מספיק זמן בתחילת כל יום ואז…לסגור את הפינה. הפעם הבאה שבודקים אימיילים היא…מחר בבוקר. העברת אימייל לתיקייה “לא חשוב” היא טעות נפוצה. ה”לא חשוב” של היום הופך ל”דחוף” של מחר.כמובן שיש מקרים של דחיפות וחירום וגם אותם צריך להכניס ללו”ז  כשקובעים מראש שבסיום הפסקה מעבירים מבט מהיר לבדיקה האם יש משהו דחוף שמחייב מענה מידי.
  • הפסקה? כן ! בלו”ז הגיוני, בריא ואפקטיבי צריך לדעתי הפסקה מידי שעה. כמה דקות, לנשום אוויר, לשתות, לחלץ עצמות ולתת לראש ולנפש לנוח. זו פעילות מצוינת לאתחול מחשבתי, ריענון וקליטת משובים. אם כבר הפסקה, זמן שינה מספיק הוא חיוני עד קריטי. טעות נפוצה היא לקום שעה קודם או ללכת לישון שעה מאוחר יותר כדי להספיק עוד קצת. מדובר במשאב שהתועלת בקיצוצו יקרה לאין מונים מהרווח המפוקפק שנרוויח מניצולו המלא. כנ”ל פעילויות בריאות וספורט. הן חשובות לאפקטיביות שלנו לא פחות מידע והשכלה.
  • פריסה. יש משימה שהמועד לביצועה נקבע למועד מאוחר יותר? לא דוחים, לא מחכים עד יום לפני אלא מבצעים פריסת מטלות ממועד קבלת המשימה עד המועד שנקבע לסיומה כשכל יום מבצעים חלק מהמטלות עד להשלמה. כך יש זמן לחשוב, לתכנן, לתקן ולהגיע בנחת למועד הסיום. דוגמה: הוטל עלינו לשאת הרצאה. צריך להכין חומר, להכין מצגת, לבדוק, להתייעץ, לעשות “הרצאה על יבש” וכדומה. פורסים את המטלות כך שיום לפני המועד המתוכנן, הכל מוכן.
  • “לא יכול”. כן מותר לחשוב, להגיד ולתכנן מה אני לא יכול לעשות במועד שנדרש ולקבוע לו”ז הגיוני לביצוע. השיטה ש”הכל דחוף” וצריך לקבל מועדים ללא ערעור דינה כישלון וקריסה. אם משימה לא מתאימה ללו”ז צריך לעשות אחת מהפעולות הבאות: או להעביר משימה פחות חשובה למועד אחר או להודיע על אי יכולת ביצוע במועד שנדרש תוך התייעצות משותפת לקביעת מועד אחר.
  • לו”ז לעדכון לו”ז – לו”ז הוא כלי דינמי, לוגי, כמעט מתמטי וכדי לעמוד בו ודרכו לעמוד בכל היעדים, המשימות והרצונות, הוא חייב להתעדכן על בסיס קבוע. כותב המאמר בוחן מידי בוקר את הלו”ז שבוע קדימה, מעדכן, מזיז, מוחק ומסדר כדי שיהיה נוח, מרווח, ללא לחץ מיותר ועונה על הצרכים. יש גם “חשקים”. פתאום בא לנו לעשות משהו שונה, לצאת מהלו”ז המסודר ולבצע פעילות מהנה מכל סוג. זה בסדר ואפילו מומלץ רק שלמחרת…מעדכנים את הלו”ז בהתאם.
  • ריבוי משימות בו זמני. עוד אחת מהטעויות הנפוצות. יש אגדה שנשים מסוגלות לעשות הרבה דברים בבת אחת ולא היא. הן פשוט מסוגלות לתת לכל משימה התייחסות קצרה, ממוקדת ונקודתית, לעבור למשימה הבאה ושוב לתת התייחסות קצרה וחוזר חלילה. כך נוצר הרושם של ביצוע הרבה משימות בו זמנית. נלמד מהן ונעשה כל משימה לחוד תוך התייחסות רצינית, עקבית ומודעת. לכל משימה יש חשיבות בלו”ז שלנו וקפיצה ממשימה למשימה אינה יעילה, מבזבזת זמן ופוגעת בכל אחת מהמשימות.
  • פיתוח שגרות (רוטינות) והרגלים קבועים. אחת התפוקות החשובות של לו”ז מגובש, יעיל ורציני הוא פיתוח שגרות והרגלים שמחד מבוססים על הלו”ז ומאידך משמשים כבסיס ללו”ז. לדוגמה: שעה קבועה לארוחה, שעה קבועה לפעילות ספורט וכדומה. סביב השגרות יקבעו כל יתר הפעילויות כמו עלי כותרת מסביב למרכז הפרח. הם מהווים את השלד ומאפשרים לנו גם הנעה וגם הנאה.

לסיכום : ניהול עצמי אינו שמור למעסיקים ועוסקים אלא נכון לכל אדם, בכל מעמד ובכל פעילות. לו”ז מוקפד ונכון יביא לנו סיפוק, תחושת הישג ותפוקות חיוביות. בניית וגיבוש לו”ז מתאים אישית הוא פעילות לא פשוטה הדורשת מחשבה, תכנון, חשיבה מבוססת סיכונים והתחשבות בתנאי אי ודאות אבל יחד עם זה נותנת בסיס למיצוי יכולות ואפקטיביות.

 

כותב המאמר, אמנון מרגלית:

מנהל שירות, איכות ומצוינות ארגונית עם ניסיון של כשני עשורים בתחומי ניהול מרכזי קשרי לקוחות. מומחה בכיר בתחום איכות ומצוינות ובעל חגורה ירוקה במתודולוגית Sigma- Six .בוגר ניהול עסקי בכיר בפקולטה לניהול באוניברסיטת ת”א. מוסמך האיגוד הישראלי לאיכות כמנהל מערכות איכות (OE/ICQM) חבר הנהלה וסגן יו”ר הנהלת האיגוד. שופט בתחרויות האגודה הישראלית לצוותי שיפור ושש סיגמא וחבר הנהלת האגודה. מוסמך מכון תפנית (האוניברסיטה הפתוחה) לתחום דיני העבודה ולניהול הדרכה בארגונים. משקיף מטעם המשמר החברתי בוועדת העבודה, הרווחה והבריאות כנסת. מתנדב בצוותי התרמות דם במד”א ומדריך בבתי ספר  מטעם ארגון תורמי דם מתנדבים בישראל.