איכות, כללי, מאמרים וכתבות

דחיינות בצוותי שיפור היא הליך אסור

נכתב בהשראת הרצאה של ד”ר אופיר דוידסקו במסגרת סדרת ההרצאות “שיפור בשלישי בשש” של האגודה הישראלית לצוותי שיפור ושש סיגמא

 

דחיינות של הפרט משפיעה על הכלל

דחיינות היא מעשה של עיכוב או דחיית משימות עד הרגע האחרון, או מעבר למועד האחרון שלהם. לא משנה עד כמה צוות השיפור מאורגן ומחויב היטב, רוב הסיכויים שחברי הצוות ימצאו עצמם מבזבזים שעות על עיסוקים טריוויאליים ( משימות לא דחופות בבית או במשפחה , השלמת משימות בעבודה שמועדן רחוק, צפייה בטלוויזיה, עדכון הסטטוס שלך, קניות באינטרנט) כאשר היו צריכים להשקיע את הזמן הזה באיסוף נתונים, ניתוח נתונים, איתור סיבת שורש ועוד….
בין אם חבר צוות דוחה את סיום המטלה שהוטלה עליו, נמנע מביצוע בלו”ז נדרש או מתעלם מהמטלה, לדחיינות יכולה להיות השפעה רבה על עבודת הצוות, ההגעה לפתרון ויישומו

אם לא כואב אז אני מתעכב

כל מי שהשתתף אי פעם בצוות שיפור זוכר את הפעם שחשב שנשאר לו שבוע לסיים מטלה שהלו”ז שלה היה בעצם למחרת? מה דעתכם על הפעם שהחלטתם לא לאסוף נתונים על הבעיה שבפני הצוות רק כי “לא התחשק לכם לעשות את זה עכשיו?”
לעתים קרובות אנו מניחים כי ביצוע מטלות לא ייקח זמן רב כדי לסיים כפי שהם באמת, דבר שיכול להוביל לתחושת ביטחון כוזבת כאשר אנו מאמינים כי עדיין יש לנו מספיק זמן כדי להשלים מטלות.
אחד הגורמים הגדולים ביותר התורמים לדחיינות הוא הרעיון שאנחנו צריכים להרגיש דחיפות או  השראה או מוטיבציה לעבוד על מטלה כאן ועכשיו ללא דחייה.

דחיינות מתוך רשלנות

ישנם כמה עיוותים קוגניטיביים גדולים שמובילים לדחיינות:

  • הגזמה בהערכת הזמן שנותר לביצוע מטלה.
  • הגזמה בהערכת המוטיבציה לביצוע בעתיד
  • זלזול בהערכה כמה זמן ייקח להשלים פעילויות מסוימות
  • הנחה מוטעית שצריכים להיות במצב הרוח הנכון (השראה) כדי לעבוד על מטלה

הייאוש דורש אז אני פורש

דחיינות יכולה להיות גם תוצאה של ייאוש. תחושות של חוסר תקווה מהתקדמות עבודת הצוות, חוסר אונים בצוות וחוסר אנרגיה של הקבוצה עלולים להקשות על התחלה (וסיום) של המשימה הפשוטה ביותר. ייאוש יכול גם להוביל לספקות עצמיים. כאשר חבר צוות לא מצליח להבין כיצד להתמודד עם מטלה או מרגיש חסר ביטחון לגבי היכולות שלו, ייתכן שיהיה לו קל יותר לדחות ביצוע מטלות .

סוגי דחיינות בצוותי שיפור

  • דחיינות פסיבית – משימות מתעכבות כי הצוות מתקשה לקבל החלטות ולפעול לפיהן.
  • דחיינות פעילה – מעכבים משימות בכוונה כי עבודה תחת לחץ מאפשרת לחברי הצוות להרגיש מאותגרים ומוטיבציוניים.
  • דחיינות מתוך פרפקציוניזם – חבר צוות דוחה משימות מתוך הפחד שלא יהיה מסוגל להשלים משימה בצורה מושלמת
  • דחיינות המבט מלמעלה – חבר צוות דוחה משימות כי הוא לא טוב בתשומת לב לפרטים הקטנים.
  • דחיינות מתוך מחאה – חבר צוות לא מוכן שמישהו יכתיב את לוח הזמנים שלו.
  • דחיינות מתוך דאגה – חבר צוות דוחה משימות מחשש לשינוי או יציאה מאזור הנוחות של “הידוע”
  • דחיינות מתוך משבר – חבר צוות דוחה משימות כי הוא אוהב לעבוד תחת לחץ
  • דחיינות מתוך אחריות – חבר צוות לוקח על עצמו יותר מדי ונאבק עם מציאת זמן להתחיל ולהשלים משימה

פתרון הוא הדבר הנכון

למרבה המזל, ישנם מספר דברים שונים שחברי צוות שיפור יכולים לעשות כדי להילחם בדחיינות ולהתחיל לעשות דברים בזמן :

  • לו”ז לרשימת המטלות – כדי לסייע לשמור על המסלול מקצים תאריך יעד קשיח לכל מטלה.
  • הליכה בצעדי תינוק – פירוק המטלות לשלבים קטנים הניתנים לניהול כך שהמשימות לא נראות קשות או גדולות.
  • זיהוי סימני האזהרה – לתת תשומת לב לחשיבה של דחיינות ולעשות כמיטב היכולת כדי להתנגד לדחף.
  • ביטול הסחת דעת – על הצוות לשאול את עצמו מה מושך את תשומת הלב של חברי הצוות יותר מכל – בין אם  משימות אחרות בעבודה או בבית, בין אם התחייבויות חברתיות ופשוט לנסות לשים אותן בצד במועד הקבוע לביצוע משימה
  • טפיחה על השכם – להעלות מודעות, לציין ולהעלות על נס כל חבר צוות שמסיים מטלה במועד וגם לצוות כולו אם עמד במשימה , פשוט לחגוג את ההצלחה.

מניעה היא הדרך הבריאה

צוותי שיפור מטבעם מוגבלים בזמן להגעה לפתרון ויש ציפייה של צוות ההיגוי או של הנהלת הארגון לקבלת תוצאה בזמן נתון או קצוב. טוב יעשה מוביל צוות שיפור אם יניח את האצבע על הסיכוי לדחיינות אישית או קבוצתית וימנע אותן לפי הפגיעה בעבודה הצוות כולו.

 

אמנון מרגלית