איכות, כללי, מאמרים וכתבות

בלבול בין מטרות ויעדים – מנחם לוינגר

מטרה

מה שהופך שאיפות ורצונות למטרות זה הגדרה איכותית ומדויקת לגבי הדרך להגיע למטרה.

מטרה הינה תכלית שהינו מצב עתידי שעל פי רוב הינו מצב :

המטרה הוגשמה לא הוגשמה
מצב המטרה הצלחה כישלון

תהליכים המיועדים להגשמת מטרות

ישנם מקרים בהם פעולה אקראית או אימפולסיבית תוביל להגשמת מטרה, אך על פי רוב ההסתברות לכך נמוכה יותר. לכן אנשים רבים מעדיפים שלא לפעול בדרכים אלו כאשר מדובר במטרה בעלת חשיבות רבה עבור הארגון.

כדי להעלות את הסיכויים להגשמת המטרה ניתן לפעול במספר דרכים, לעשות שימוש בכלים מתאימים ולהפעיל מיומנויות קוגניטיביות שונות. בחירת המטרה הרצויה והדרך בה ניתן לממשה משלבת תכנון המיועד לגבש תוכנית פעולה ולהימנע משגיאות. גיבוש ויישום תוכנית הפעולה מצריך פעמים רבות שימוש ביכולת פתרון בעיות וארגון.

מטרות יכולות להיות מוצבות על ידי אדם, קבוצה חברתית או ארגון.

ישנם מספר דרכים שבהן קבוצה של אנשים יכולה להתאגד לצורך הגשמת מטרה משותפת. לדוגמה:

  • קולקטיב הוא קבוצת אנשים הפועלת לשם הגשמת מטרה משותפת, תוך קיום שוויון חברתי בין חברי הקבוצה.
  • עמותה היא תאגיד המורכב מקבוצה של בני-אדם ו/או תאגידים אחרים אשר חברו יחד למען מטרה מסוימת (לרוב מטרה ציבורית), ונרשמו בפנקס העמותות על ידי רשם העמותות שבמשרד המשפטים שמפקח על פעילותן.
  • חברה (תאגיד) היא ארגון בעל ישות משפטית שמאגד אנשים למען מטרה משותפת, בדרך כלל לשם הפקת רווח.
  • צוות עבודה הוא קבוצה חברתית הפועלת בתיאום על מנת להשיג מטרה משותפת ומוגדרת מראש.

מנהיגות היא יכולתו של אדם או קבוצת אנשים להוביל אנשים אחרים אל עבר מטרה משותפת. עבודת צוות (או עבודה משותפת) היא כפעילות משותפת של שני פרטים או יותר, הפועלים לשם מטרה דומה תוך שיתוף פעולה ביניהם.

הנעה (או מוטיבציה) היא מכלול התהליכים אשר מעוררים, מכוונים ומשמרים את ההתנהגות האנושית לעבר מטרה מסוימת

רוב האנשים לא מציבים מטרות ויעדים מעוצבים כהלכה, אלא יותר רצונות ושאיפות ובגלל זה המטרות שלהם לא מתקבלות, התהליך הזה דורש קצת יותר זמן ועומק מאשר סתם לכתוב רשימה חלומות, אבל היתרון הוא שזה מאפשר לכם בפועל להגשים את החלומות ולהפוך אותם מ-“שאיפות” למציאות.

המטרות להיות  ארוכות טווח ולטווח הקצר. כמו כן, המלצה היא להשתמש בתהליך להצבת מטרות גדולות ומשמעותיות בטווח של 1-3 שנים.

מדדים

מדד הוא ערך (לרוב מספרי) המייצג את רמתו של מאפיין מסוים, כדרך להשוות בין רמות שונות של אותו מאפיין בזמנים שונים, במקומות שונים או במקרים שונים. גודלו האבסולוטי של מדד אינו חייב להיות בעל משמעות (אם כי יכול שיהיה כן), אולם, היחס בין שני ערכים שונים לאותו מדד מציג את השינוי ברמת המאפיין אותו המדד מייצג.  מדדים מספקים מידע למקבלי החלטות, ולעיתים יש להם גם שימוש מעשי יומיומי.

המדדים צריכים להיות מדדים “חכמים” S.M.A.R.T. כלומר

S Specific מוגדרים, מדויקים
M Measurable מדידים, ניתנים לניהול
A Attainable ברי השגה, מוסכמים, מתאימים למטרות הארגון
R Relevant משמעותיים לארגון
T Time-bound מוגבלים בזמן

כלומר המדדים  צריכים להתבסס על הנעה וגם להיזהר שהדיוק של מודל S.M.A.R.T לא ימנע מאתנו לחלום בגדול.

הבלבול הנפוץ הינו בהגדרת יעדים, כאשר מבלבלים בין מטרה ליעד.

“להקים אתר אינטרנט לחברה” – האם מדובר בהגדרת יעד או מטרה? ואם בסוף השנה העמדנו אתר לתפארת – האם עמדנו במטרה?

תשובתנו – הגדרת יעד צריכה להיות מחוברת למטרה, ומדידה. לאחר שהגדרנו את המטרה והיעד, נגדיר משימות שעלינו לעשות כדי שהיעד יושג. ולאחר תקופה  שנקבעה נמדוד את התוצאה ונדע אם עמדנו ביעד או שעלינו לבצע משימות נוספות כדי שהיעד יושג.

לדוגמה:

המדד הינו מספר המתעניינים במוצרים ובשירותים של הארגון, היעד הינו הגדלת המתעניינים במוצרים ובשירותים של החברה ב-15% לחודש.

אופן השגת היעד – בניית אתר “מושך מבחינת חווית לקוח” לארגון.

ביצוע: ממנים אחראי לביצוע המשימה, מקצים משאבים ותוחמים בזמן את מועד סיום בניית האתר.

בנינו אתר לתפארת. קיבלנו מחמאות מעמיתים חברים ומשפחה. האם נוכל להגיד בסוף השנה שהיעד הושג כי בנינו אתר? ברור שלא.

כדי לבדוק את מידת העמידה ביעד, עלינו לעשות בקרה ולבדוק עם המתעניינים החדשים כיצד הגיעו אלינו. יכול להיות שהגיעו דרך הפניות, טלמרקטינג, מכירות ישירות ועוד. אם נגיע למסקנה שהאתר לא הביא לתוצאות הרצויות, ננתח את הסיבות לכך. הסיבות יכולות להיות רבות: חשיפה אפסית של האתר למתעניינים, או מסרים שלא מביאים לקוחות וכדומה. לאחר שנדע את הסיבה לאי השגת היעד נעשה פעולות מתקנות נדרשות עד שנגיע ליעד שקבענו.

הגדרת יעדים מדידים, עם בקרה שוטפת עד השגתם היא הגדרה טובה. “הגדרת” יעדים כמשימות היא במקרה הטוב תכנית ליישום.

בבטיחות ובריאות בתעסוקה היעד יכול להיות הורדת מספר תאונות העבודה ב- 20% לפחות אסור לנו לרשום ערך ללא התוספת לפחות בבטיחות ובריאות בתעסוקה או באיכות הסביבה.

יעד

יעד הינו מטרה בתהליך המתוכנן להגיע למטרה מסוימת סופית שניתן לקבוע אותו לכל מדד ומדד, לשם כך, היעד, צריך להיות:

  • מדיד – הכוונה כאן היא שתהיה אפשרות למדוד את היעד, בכמויות, אחוזים, תאריכים, זמנים וגם בחושים שלנו: מה נראה, נשמע ונרגיש כשנשיג את היעד, זה מאפשר לנו לדעת מתי הגענו ליעד בדרך למטרה ואפשר לחגוג את הניצחון וגם מגביר משמעותית את הבהירות לגבי מה אנחנו רוצים ולאן אנו מכוונים.

לדוגמה:

יעד לא מדיד: אדם שאומר “אני רוצה יותר כסף”. זה לא ברור, אם אני אתן לו שקל האם הוא השיג את המטרה? הרי יש לו יותר כסף עכשיו.

יעד מדיד: אני רוצה להרוויח בחודש הקרוב 10,000 שקל יותר ממה שהרווחתי בחודש הנוכחי.

יעד בר השגה – יעד שניתן להשיג אותן, משהו ריאלי שאנחנו יכולים להאמין בו ולהתייחס אליו ברצינות. זה לא סותר את הרעיון של לחלום בגדול, אנחנו לא מוותרים לעצמנו, בהחלט מותר להציב מטרות מאתגרות, במיוחד לטווח הארוך, אבל בתחום הסביר ובתחום שנמצא תחת אחריותנו, שיש לנו גישה למשאבים שדרושים כדי להשיג את המטרה.

וגם, עדיף מטרות שנוגעות לביצועים ולדרך יותר מאשר לתוצאות.

לדוגמה:

יעד לא מציאותי: אני רוצה שבעוד 5 שנים יהיה שלום עולמי בין כל המדינות המיוצגות באו”ם (ערך מספרי), כל ארגוני הטרור יהפכו לארגוני צדקה וכל הצבאות יניחו את נשקם עד שלא יישאר בעולם אף לא אקדח אחד.

יעד מחובר למציאות: בחצי שנה הקרובה, אני מקים ארגון שלום שמקרב לבבות בין יהודים וערבים. ובשנה שלאחר ההקמה אני רוצה לקיים 4 אירועים בהם אני מפגיש בין משפחות משני הצדדים באווירה חברתית שמאפשרת שיח.

יעד רלבנטי – למי רלבנטי? יחסית למה רלבנטי?

התשובה הינה: רלבנטית למטרות ארוכות הטווח ולסדר העדיפויות שאנחנו יצרנו, לכן חשוב להגדיר את אלו  לפני שמתחילים להציב יעדים קצרי טווח. כי יש הרבה יעדים נוצצים שנרצה לכבוש בדרך, אך מעטים אכן רלוונטיים לחזון, לאסטרטגיה ולמטרות הארגון.

כותב המאמר: לוינגר מנחם

בתפקידו האחרון, לפני יציאתו לגימלאות: מנהל מח הבטחת איכות בחברת החשמל, בתוקף תפקידו טיפל בין היתר: בתכנון, הטמעה וליווי יישום מערכות ניהול בחברת החשמל כולל כתיבת נהלים. ומערכת ניהול איכות למעבדות חברת החשמל,  כתיבת נהלים ובדיקת נוהלי והוראות עבודה, ביצוע מבדקים פנימיים, ביצוע הדרכות לעורכי מבדקים פנימיים והדרכות רענון למערכות הניהול השונות. הנדסאי חשמל מביה”ס הארצי להנדסאים הטכניון, B.Sc    בהנדסת חשמל ו- M.Sc   בהנדסת תעשיה וניהול שניהם  מהטכניון, בעל רישיון חשמלאי מהנדס.

חבר לשעבר בוועדת תקינה להבטחת איכות ומהימנות במכון התקנים הישראלי.